Học gì và làm gì là câu hỏi trăn trở muốn tìm lời giải đáp của các bạn sinh viên ngành Quản trị văn phòng và những bạn đang chuẩn bị  tìm cho mình một ngành học phù hợp với khả năng và môi trường công việc sau khi tốt nghiệp.

Đối với các bạn Thí sinh và sinh viên đang học và chuẩn bị học ngành Quản trị văn phòng, chúng ta cần có những định hướng và phân tích các vấn đề liên quan đến lĩnh vực này. Qua đó, giúp các bạn có thêm những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để phục vụ cho mục đích học tập, và đặc biệt, tìm được môi trường phù hợp để làm việc sau khi tốt nghiệp.

Liên quan đến vấn đề này xin chia sẻ nội dung thông qua các câu hỏi và trả lời về ngành học Quản trị văn phòng:

 Câu hỏi 1. Văn phòng có vị trí quan trọng như thế nào đối với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp?

Trả lời:

“Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng

Văn phòng có tầm quan trọng “đặc biệt” vì:

Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo CQ, DN;

Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo;

Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn ra trong phạm vi toàn CQ, DN nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ CQ, DN;

Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh nhìn thấy” của một CQ, DN và do đó cũng gắn liền với uy tín, hiệu quả hoạt động của cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của người lãnh đạo CQ, DN đó. Tác giả Marc MC Cormack trong cuốn Những gì người ta không dạy bạn tại Trường kinh doanh Harvard đã rất có lý khi cho rằng: “… bề ngoài của một văn phòng – gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức ngăn nắp ra sao – có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến vấn đề hoàn thành công việc nhanh chóng …” và “Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó trông có vẻ hiệu quả như thế nào”

Câu hỏi 2: Vì sao văn phòng cơ quan, doanh nghiệp cần được hiện đại hóa?

Trả lời:

Xu thế phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Trong bối cảnh đó, văn phòng cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới.

 Xuất hiện bùng nổ thông tin, là hiện tượng phản ánh dưới dạng thông tin bởi sự hội tụ đột ngột của các yếu tố mang tính thời đại. Bùng nổ thông tin đã làm cho các nhà quản lý, các chủ DN hiểu ra rằng: thông tin là nguồn lực quan trọng nhất, vượt lên mọi nguồn lực khác, đúng như Mike Harvey, tác giả của cuốn Quản trị hành chính văn phòng đã khẳng định: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có.

Thông tin vô cùng quan trọng và do vậy nắm lấy thông tin, xử lý tốt nhất thông tin phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, sản xuất và kinh doanh trở thành mục tiêu hàng đầu của mọi cấp quản lý. Văn phòng kiểu cũ không còn thích hợp nữa. Văn phòng ngày nay cần hướng toàn bộ hoạt động của mình vào xử lý thông tin và phải thực sự trở thành một trung tâm xử lý thông tin. Do vậy, các chủ DN đã giành sự thích đáng đến văn phòng, đến công việc quản trị văn phòng. Từ đó họ đã cùng các nhà quản trị học đầu tư thích đáng về tiền của, công sức, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành những văn phòng hiện đại (modern office).

Câu hỏi 3: Vậy, nội dung đổi mới, hiện đại hóa văn phòng là gì?

Trả lời:

 Đổi mới nhận thức về vị trí, chức năng, phạm vi của văn phòng, công tác văn phòng. Cụ thể là:

Nhận thức đúng về vị trí, vai trò của văn phòng

 Quan niệm đầy đủ hơn về chức năng của văn phòng: Văn phòng vẫn thường thực hiện hai chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần. Tuy vậy, trong văn phòng hiện đại, xử lý thông tin và cao hơn nữa là chủ động xử lý thông tin được coi là hoạt động chủ yếu, bao trùm toàn bộ công việc văn phòng và do vậy, người ta nhấn mạnh họat động đó và cho rằng, đó là “Chức năng chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính của văn phòng hiện đại”

Ngày nay, người ta thường đưa ra phân biệt giữa hai khái niệm công tác văn phòng và công việc văn phòng trên những khía cạnh sau đây:

Công tác văn phòng: chỉ những hoạt động có tính chuyên trách về văn phòng trong bộ phận văn phòng/phòng hành chính; trong một không gian cụ thể là văn phòng/phòng hành chính và bằng những nhân viên văn phòng chuyên nghiệp.

Công việc văn phòng: diễn ra trong toàn bộ CQ, DN; nhiều người trong CQ, DN, từ giám đốc, chuyên viên, kế toán viên, kỹ sư, nhân viên … đều làm các công việc văn phòng. Vì vậy, cần trang bị để họ có được những kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết và chỉ như vậy mới có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nói riêng và của toàn CQ, DN nói chung.

Câu hỏi 4: Để được tuyển dụng vào làm việc trong các cơ quan, doanh nghiệp, người lao động văn phòng cần có những kỹ năng cơ bản nào?

Trả lời:

Trước hết, người lao động văn phòng cần hiểu đúng kỹ năng làm việc/kỹ năng tổ chức công việc/kỹ năng hành chính là gì để theo học các trường lớp phù hợp và tự học tập, rèn luyện đúng hướng và có hiệu quả?

Đó là: “là khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế; là sự kết hợp giữa kiến thức chuyên môn và kỹ năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc

Các kỹ năng cơ bản cần thiết của một quản trị viên văn phòng, một thư ký văn phòng, nhân viên văn phòng chuyên nghiệp là:

-         Thiết kế, phân tích, phân công việc

-         Hoạch định công việc, lập chương trình, kế hoạch công tác

-         Tổ chức hội họp

-         Thu thập và xử lý thông tin

-         Xây dựng quy chế làm việc

-         Đảm bảo điều kiện làm việc

-         Giao tiếp – ứng xử trong CQ, DN

-         Soạn thảo văn bản

-         Tổ chức công tác văn thư

-         Các kỹ năng khác có liên quan như: quản trị nhân sự, kế tóan, làm việc nhóm, tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng, diễn đạt (nói và viết), v.v..

Câu hỏi 5: Câu hỏi tình huống khi đi phỏng vấn xin việc nghề Quản trị văn phòng

Giám đốc DN có nhu cầu tuyển dụng đưa ra một tình huống cho một sinh viên vừa tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng đến dự tuyển: Buổi sáng, Giám đốc đi họp vắng, khoảng 10h mới về lại DN, thư ký giám đốc trực ở văn phòng. Lúc 8h, có cuộc điện thoại từ một khách hàng đề nghị được làm việc trực tiếp với giám đốc và tốt nhất là ngay trong buổi sáng đó về một vấn đề rất quan trọng. Là một thư ký, cô xử lý như thế nào?

Trả lời của Thư ký:

Đáp án 1: Hỏi ai đó? có việc gì không? rồi báo cho khách hàng là Giám đốc đi vắng và vội vã cúp máy để làm việc khác.

Đáp án 2: Hỏi khách hàng muốn liên hệ về gì rồi ghi lại số điện thoại và báo cho khách hàng sẽ đến là việc vào dịp khác sau khi đã xin ý kiến Giám đốc.

Đáp án 3:

Sau khi nghe ý kiến khách hàng, Thư ký ghi lại đầy đủ thông tin vào tờ Phiếu nhắn tin (theo mẫu in sẵn) và sau đó đặt lên bàn Giám đốc ở một vị trí mà Giám đốc dễ nhìn thấy nhất khi trở về DN.

Đồng thời, Thư ký trao đổi với khách hàng: “Xin Ông thông cảm! Giám đốc của tôi đi vắng, theo lịch làm việc, 10h mới trở lại Công ty. Nếu Ông sắp xếp được thì tôi sẽ liên lạc ngay với Giám đốc, để nếu Giám đốc của tôi đồng ý và về Công ty đúng như lịch làm việc, thì sẽ sắp xếp để Ông có thể làm việc với Giám đốc của tôi ngay trong sáng nay. Khoảng 30 phút sau, xin Ông vui lòng liên hệ lại với VP Công ty theo số máy này.

Sau khi điện thoại với Giám đốc và báo cho khách hàng 10h đến làm việc, Thư ký chuẩn bị: 1) Hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nội dung công việc như khách hàng đề nghị; 2) Sắp xếp bàn tiếp khách với trà nước, một chút trái cây như thường lệ Giám đốc vẫn dùng để tiếp khách; 3) Ghi biên bản cuộc làm việc và có thể hoàn tất Biên bản ghi nhớ về buổi làm việc ngay khi cuộc họp kết thúc;  v.v..

Nhận xét: Đáp án 3, thể hiện Thư ký là người chủ động, biết tự hoạch định công việc; biết thực hiện các thủ tục công việc hợp lý, chặt chẽ; có thái độ tôn trọng lợi ích của công ty; giao tiếp – ứng xử tốt, … và như vậy, trong con mắt của Giàm đốc và khách hàng, bạn không còn là một chân “sai vặt”.